CRM система хмарна: що потрібно знати про безпеку

У сучасному цифровому світі хмарні CRM (Customer Relationship Management) системи стали невідємною частиною успішного ведення бізнесу. Вони пропонують значні переваги, включаючи доступність, масштабованість та зниження витрат на інфраструктуру. Однак, при переході на хмарну CRM, питання безпеки даних стає критично важливим. У цій статті ми розглянемо ключові аспекти безпеки хмарних CRM систем, щоб допомогти вам зробити обґрунтований вибір і захистити інформацію вашого бізнесу.

Що таке хмарна CRM система?

Хмарна CRM система – це програмне забезпечення для управління відносинами з клієнтами, яке розміщується на серверах постачальника послуг, а не на власній інфраструктурі компанії. Доступ до системи здійснюється через інтернет, що дозволяє співробітникам працювати з даними з будь-якого місця та пристрою, що має підключення до мережі. Це значно спрощує співпрацю між відділами продажів, маркетингу та підтримки клієнтів, забезпечуючи єдиний погляд на клієнта.

Чому безпека хмарної CRM важлива?

CRM системи містять конфіденційну інформацію про клієнтів, включаючи контактні дані, історію взаємодій, фінансову інформацію та інші персональні дані. У разі витоку або компрометації цих даних, компанія може понести значні фінансові збитки, втратити репутацію та зіткнутися з юридичними наслідками, зокрема, згідно з вимогами GDPR та інших законів про захист персональних даних.

Ключові аспекти безпеки хмарних CRM систем:

• Шифрування даних: Переконайтеся, що постачальник CRM використовує надійне шифрування даних як під час передачі (SSL/TLS), так і при зберіганні (At-Rest Encryption). Це захищає інформацію від несанкціонованого доступу, навіть якщо зловмисник отримає доступ до серверів.
• Контроль доступу: Важливо мати можливість чітко визначати рівні доступу для кожного користувача CRM системи. Рольова модель управління доступом дозволяє обмежити доступ співробітників лише до тих даних, які необхідні їм для виконання своїх обовязків.
• Аутентифікація: Використовуйте двофакторну аутентифікацію (2FA) для додаткового захисту облікових записів користувачів. 2FA вимагає введення коду, отриманого на мобільний телефон або електронну пошту, на додаток до паролю, що значно ускладнює несанкціонований доступ.
• Регулярні резервні копії: Переконайтеся, що постачальник CRM регулярно створює резервні копії даних і має чіткий план відновлення у разі аварії. Це дозволить швидко відновити інформацію у випадку втрати даних через збій системи, атаку хакерів або інші непередбачені обставини.
• Відповідність стандартам безпеки: Обирайте постачальників CRM, які відповідають міжнародним стандартам безпеки, таким як ISO 27001, SOC 2, HIPAA (для медичних даних) та GDPR (для персональних даних громадян ЄС). Наявність сертифікатів підтверджує, що постачальник вжив необхідні заходи для захисту даних.
• Моніторинг та аудит: Важливо, щоб постачальник CRM здійснював постійний моніторинг системи на предмет підозрілої активності та проводив регулярні аудити безпеки. Це дозволяє вчасно виявляти та усувати потенційні загрози.
• Політика конфіденційності: Уважно ознайомтеся з політикою конфіденційності постачальника CRM, щоб зрозуміти, як вони збирають, використовують та захищають ваші дані. Переконайтеся, що політика конфіденційності відповідає вимогам законодавства про захист персональних даних.
• Безпека інфраструктури: Дізнайтеся, де розміщуються сервери постачальника CRM та які заходи безпеки вживаються для захисту фізичної інфраструктури. Важливо, щоб сервери знаходилися в захищених дата-центрах з обмеженим доступом, системою відеоспостереження та охороною.
• Навчання персоналу: Навчіть своїх співробітників правилам безпечного використання CRM системи, включаючи створення надійних паролів, уникнення фішингових атак та розпізнавання підозрілих електронних листів. Людський фактор часто є найслабшою ланкою в системі безпеки.
• Управління вразливостями: Переконайтеся, що постачальник CRM регулярно оновлює програмне забезпечення та своєчасно виправляє виявлені вразливості. Це дозволяє захистити систему від відомих атак.

Вибір безпечної хмарної CRM системи:

При виборі хмарної CRM системи зверніть увагу на наступні критерії:

• Репутація постачальника: Дослідіть репутацію постачальника CRM, почитайте відгуки інших користувачів та перевірте, чи були у нього раніше інциденти, повязані з безпекою даних.
• Функціональність безпеки: Оцініть, які функції безпеки пропонує CRM система, такі як шифрування даних, контроль доступу, двофакторна аутентифікація та моніторинг активності.
• Відповідність стандартам: Переконайтеся, що постачальник CRM відповідає міжнародним стандартам безпеки, таким як ISO 27001, SOC 2 та GDPR.
• Умови договору: Уважно прочитайте умови договору з постачальником CRM, щоб зрозуміти, хто несе відповідальність за безпеку даних і які гарантії надаються.
• Можливість інтеграції: Оцініть, наскільки легко CRM система інтегрується з іншими системами вашого бізнесу, такими як облікова система, система електронної пошти та система управління складом. Безпечна інтеграція є важливим аспектом загальної безпеки даних.

CRM-система для товарного бізнесу LP-CRM:

Для компаній, які займаються товарним бізнесом, вибір CRM системи, адаптованої до специфіки їхньої діяльності, є особливо важливим. LP-CRM пропонує широкий спектр функцій, розроблених спеціально для управління продажами, складським обліком та відносинами з клієнтами в товарному бізнесі. Безпека даних є пріоритетом, тому LP-CRM використовує сучасні методи шифрування та контролю доступу для захисту інформації клієнтів. Важливо памятати, що незалежно від вибору CRM, дотримання правил безпеки та навчання персоналу є ключем до захисту даних.

Краща CRM система для бізнесу в Україні:

Визначити кращу CRM систему для бізнесу в Україні – завдання непросте, оскільки вибір залежить від багатьох факторів, включаючи розмір компанії, галузь, специфічні потреби та бюджет. Однак, при виборі слід звернути увагу на CRM системи, які пропонують локалізацію для українського ринку, підтримку української мови та інтеграцію з популярними в Україні сервісами. Не менш важливим є наявність місцевої підтримки та можливість навчання персоналу. Памятайте, що інвестиції в безпечну та функціональну CRM систему – це інвестиції в майбутнє вашого бізнесу.

Захист від внутрішніх загроз:

Важливо памятати, що загрози безпеці можуть виходити не тільки ззовні, але й зсередини компанії. Недбалість або зловмисні дії співробітників можуть призвести до витоку або компрометації даних. Тому необхідно впроваджувати заходи для захисту від внутрішніх загроз:

• Перевірка співробітників: Проводьте ретельну перевірку співробітників перед прийняттям на роботу, особливо тих, хто матиме доступ до конфіденційної інформації.
• Обмеження доступу: Надавайте співробітникам доступ лише до тих даних, які необхідні їм для виконання своїх обовязків. Використовуйте ролі та права доступу для обмеження можливостей.
• Моніторинг активності: Здійснюйте моніторинг активності користувачів в CRM системі, щоб виявляти підозрілу поведінку.
• Угода про нерозголошення: Укладіть з співробітниками угоду про нерозголошення конфіденційної інформації (NDA).
• Регулярне навчання: Проводьте регулярне навчання співробітників правилам безпечного використання CRM системи та захисту даних.
• Аудит та контроль: Регулярно проводьте аудит прав доступу та перевіряйте журнали активності користувачів.

Підсумок:

Перехід на хмарну CRM систему – це стратегічне рішення, яке може значно покращити ефективність вашого бізнесу. Однак, безпека даних має бути пріоритетом при виборі та впровадженні CRM системи. Дотримуйтесь рекомендацій, наведених у цій статті, і ви зможете захистити інформацію вашого бізнесу від загроз і забезпечити його успішний розвиток. Памятайте, що безпека – це постійний процес, який вимагає уваги та зусиль з вашого боку.